La acción de generar un documento con validez legal en el que se refleje una compra o una venta, es una de las principales tareas que deben hacer las empresas o las StartUp cada vez que ejecuten cualquier acción que tenga que ver con gastos o ingresos. Para ello es necesario saber que existen varios tipos de factura, que se adaptan a circunstancia diversas y que todas son de especial importancia para la gestión contable de un negocio, el cual, en la mayoría de las veces, están gestionadas por asesorias contables.
Dependiendo del tipo de operaciones que se puedan realizar, podemos encontrar diversos tipos de factura, donde se reflejan los tipos de impuesto, gastos, descripciones e inversiones que podamos hacer. El objetivo de este artículo está en dar a conocer todo estos modelos diferentes y para qué se deben utilizar.
Esta es la factura que más se utiliza y por normal general es el tipo ordinario de documento de facturación.
Representa una acción comercial, de compra, venta o realización de un servicio concreto, en el que estén implicadas cantidades monetarias entre dos entidades.
Es de suma necesidad que, todos los datos de la operación estén perfectamente detallados en dicho documentos, así como la fecha, el número de factura e incluso el desglose de impuestos si procede entre las partes.
Una versión pequeña de la factura ordinaria, en la cuál, la gran diferencia, está en la ausencia de información del receptor de la factura, salvo que éste la pida por algún motivo.
El IVA se incluye en la totalidad, sin necesidad de describir el importe neto en el desglose del producto o servicio.
Claro está que no todas las facturas pueden ser de este tipo. Solo están disponibles para importes inferiores a 400 euros, autorización en el departamento de gestión tributaria en el caso del emisor. Y en casos como la admisión del Reglamento de Facturación, para emitir tickets, en cuyo caso, no podrán superar los 3000 euros.
Este tipo de factura es el equivalente a hacer un presupuesto o una factura que refleje el valor de un producto o contratación de servicio, en cuyo caso no tiene validez, por lo que es un documento ideal para generar un propuestas de caracter comercial y de adquisión de clientes.
No tiene validez en la Agencia Tributaria por lo que no se puede usar como un justificante en ningún tipo de incidencia que tenga que ver con cualquier tipo de acción monetaria o financiera. Es de caracter informativo y es estrictamente obligatorio informar al receptor de que se trata de una "proforma".
Este es unos de los tipos de factura con los que puedes crear un documento de compromiso de pago, y adjuntar a futuros pagarés. En estos casos tendría validez legal.
Sin embargo te recomendamos que para este tipo de acciones consultes a un buen asesor fiscal o contable que te ayude y te informe en este sector.
Si hemos cometido un error al elaborar nuestra factura ordinaria, es necesario que creemos este tipo de factura, subsanando o ampliando el error, con el fin de mantener la factura original que es la que tiene validez, y esperar para obtener permiso de cambio, gracias a la petición que se hace a través de este tipo de documentos.
Un vez validada, la factura rectificativa pasará a ser la que tiene valor, ocupando el lugar de la ordinaria, en la que cometimos el error.
Recomedamos que se conserven copias de ambas facturas y que ambas vayan siempre de la mano, en el momento de hacer un análisis o recolecta datos que reflejen los movimientos que haya hecho nuestro negocio.
Recordar que cada vez que cometamos un error en nuestras facturas, debemos informar tanto de este error como de la elaboración de una factura rectificativa para subsanar el fallo.
Si tenemos un cliente que adquiere varios productos o servicios de nuestra empresa, podemos agrupar todo estos gastos en una factura recapitulativa con el fin de agrupar cada uno de los pagos que se realizan hacia un mismo receptor.
Tiene la misma validez que una factura ordinaria con la diferencia de que este uno de esos tipos de factura que tienen que elaborarse mensualmente o en su defecto, periódicamente. Con el objetivo de poder tener categorizados y agrupados los pagos de un mismo cliente.
Con la misma validez que una factura física, pero doblemente rápida y sostenible, con la posibilidad de almacenarse en un sistema digital y facilitando el trabajo de los profesionales que lleven la contabilidad del negocio que las genera.
Únicamente, está supeditada al concentimiento del receptor, ya que es éste, el que decide el formato en el que se van a elaborar las facturas. Decisión que puede ser positivamente si informamos con antelación se va a crear este tipo de formato, en cual, solo puede ser firmado electrónicamente.
Estos son los diferentes tipos de factura que podemos elaborar basados en las circunstancias en las que se desarrollen todas las acciones que estén relacionadas con los gastos e ingresos de nuestro negocio.
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